Штампы для бухгалтерии и документооборота: какие бывают и как выбрать

Штампы для бухгалтерии и документооборота: какие бывают и как выбрать

Бухгалтерия — это, пожалуй, самое «штампованное» подразделение любой компании. Счета, накладные, акты, доверенности, справки, копии документов — на каждом втором листе должен появиться тот или иной оттиск. Поэтому оснастки, которые помогают ускорить и упорядочить работу бухгалтера, — это не роскошь, а рабочий инструмент, напрямую влияющий на скорость обработки бумаг. В этой статье разберём, какие штампы и печати нужны в бухгалтерии, чем они отличаются, как их правильно заказать и что важно учесть, чтобы документооборот шёл без задержек и споров.

Зачем бухгалтерии штампы и почему их не заменяет «просто печать»

Часто слова «печать» и «штамп» используют как синонимы, но по сути это разные инструменты с разной ролью в документообороте. Понимание разницы поможет не переплачивать и не использовать не тот инструмент.

Печать организации — это оттиск с полным набором реквизитов, который придаёт документу юридическую значимость. О требованиях к печати организации мы подробно рассказываем в статье про требования к печати ООО и в материале о реквизитах на оттиске юридического лица. Такую печать ставят на договорах, доверенностях, актах — там, где нужен официальный характер документа.

Штамп — это вспомогательный оттиск с постоянным текстом, например «Копия верна», «Оплачено», «Без налога (НДС)», «Получено», отметка о регистрации. Штамп не придаёт юридической силы в том же смысле, что печать, но упорядочивает рутинные операции и освобождает руки от выписывания одних и тех же слов. О том, какую роль играет штамп «Копия верна» и есть ли у него юридическая сила, читайте в статье про штамп «Копия верна».

Какие штампы чаще всего нужны в бухгалтерии

Набор штампов зависит от специфики компании и её документооборота, но есть несколько «рабочих лошадок», которые встречаются почти в каждой бухгалтерии.

Отметки для первичных документов

• «Оплачено» и «Получено» — с проставлением даты, чтобы фиксировать движение платежей и товаров.
• «Принято» / «Проверено» — отметки бухгалтера о приёмке документов.
• «Без налога (НДС)» — для поставщиков, работающих без НДС, чтобы упростить учёт.

Штампы для копирования и заверения

• «Копия верна» — классика при снятии копий с документов, особенно при подготовке пакетов для банков и контрагентов.
• «Дубликат» — если нужно пометить повторный экземпляр.
• «Снято копию» и другие служебные отметки.

Служебные и регистрационные отметки

• «Входящий номер» / «Исходящий номер» — с местом для ручного проставления даты и номера, часто входящие в угловые штампы.
• Штамп регистрации и входящей корреспонденции для канцелярии.

Удобно, когда такие штампы выполнены в виде автоматических оснасток с датчиком или счётчиком: оттиск ставится быстро, ровно и всегда одинаково. Это заметно ускоряет обработку больших пачек документов, особенно в день закрытия отчётного периода.

Печать организации: роль главного бухгалтера и доступ

Отдельно остановимся на печати организации, потому что в бухгалтерии она используется постоянно. Важно чётко определить, у кого хранится печать и кто вправе её ставить — это прямо связано с внутренним контролем и рисками. О том, как наладить хранение и доступ к печати, мы рассказываем в статье о доступе к печати компании и в материале про ответственность за хранение печати.

В организациях нередко используют отдельную печать главного бухгалтера — для внутренних справок и подтверждений. Подробности — в статье про печать главного бухгалтера. Если в компании несколько обособленных подразделений, может понадобиться и печать подразделения — об этом читайте в материале про печать обособленного подразделения.

Как выбрать оснастку для бухгалтерских штампов

Поскольку бухгалтерские штампы ставят десятки и сотни раз в день, к выбору оснастки стоит подойти с практической стороны. Главные критерии — скорость, удобство одной рукой и ровность оттиска.

Особенно удобны оснастки со сменной датой: они избавляют от ручного вписывания числа ручкой и снижают риск ошибок. О видах оснасток и их устройстве можно почитать в статье про эволюцию штемпельных оснасток и в обзоре, посвящённом брендам штемпельной продукции.

Штампы в кадровом делопроизводстве

Помимо собственно бухгалтерии, схожие штампы активно используются в кадровом делопроизводстве: отметки о приёме, «С подлинным верно» при заверении копий трудовых документов, штампы на приказах и справках. Хотя тема кадров выходит за рамки чисто бухгалтерских задач, набор оснасток часто заказывают одним комплектом, чтобы упорядочить документооборот всей службы. О том, как штампы применяются в кадровой работе, читайте в статье про штампы в кадровом делопроизводстве.

На что обратить внимание при заказе бухгалтерских штампов

При заказе штампа для бухгалтерии важно заранее продумать детали, чтобы не переделывать заказ и не ждать повторно.

• Точный текст и расположение. Просчитайте, что именно должно быть в оттиске: слова, рамка, место для даты. Ошибка в тексте означает переделку.
• Размер и форма. Прямоугольный или угловой штамп — выбирайте под формат документа и место для проставления.
• Цвет краски. Чаще всего используют синий или чёрный, но есть и другие варианты. О видах красок — в статье про виды штемпельных красок.
• Тип оснастки. С датой, со счётчиком или без — исходя из того, насколько часто меняется содержимое отметки.
• Возможность дозаправки. Автоматические оснастки заправляются краской; о том, как это делается, читайте в статье о заправке автоматической печати.

Если вы заказываете сразу комплект штампов для бухгалтерии и канцелярии, удобно сделать это одной заявкой: так проще согласовать единый стиль, размер и подобрать оснастки под каждую задачу, а также просчитать общий бюджет.

Актуальны ли штампы, если документы переводят в электронный вид

Вопрос, который сегодня задают руководители: «Зачем заказывать штампы, если мы переходим на электронный документооборот?» Ответ зависит от специфики компании и контрагентов. Даже при активном использовании актуальных сервисов электронного документооборота значительная часть согласований, копий, доверенностей и первичных документов по-прежнему оформляется на бумаге. Банки, часть государственных органов и контрагенты нередко требуют именно бумажный экземпляр с оттиском печати и отметками.

К тому же штампы решают не только юридическую, но и операционную задачу: они стандартизируют работу, исключают ручное выписывание повторяющихся слов и снижают число ошибок. Пока в компании остаётся хоть один бумажный процесс, комплект хорошо подобранных оснасток окупается. О том, как на бумажный документооборот смотрят налоговая и как соотносятся электронная подпись и «мокрая» печать, читайте в статье про признание оттисков и печатей налоговой.

Частые вопросы о бухгалтерских штампах

Соберём коротко ответы на вопросы, которые чаще всего задают при заказе штампов для бухгалтерии.

• Нужен ли штамп «Без налога (НДС)», если компания работает без НДС? Чаще всего да — он упрощает контрагентам и вашей бухгалтерии учёт таких операций и снижает число уточнений.
• Обязательно ли ставить печать на счетах и накладных? Не всегда, но наличие оттиска часто снимает лишние вопросы у контрагентов и при проверках. Тонкости указаны в статье о юридической силе печати.
• Сколько штампов заказывать «на первое время»? Обычно хватает базового набора: печать организации, «Копия верна», «Оплачено», «Получено», штамп входящей корреспонденции и по мере необходимости — отраслевые отметки.
• Какой размер оснастки выбрать для углового штампа? Исходите из поля документа, где будет стоять оттиск, и из объёма текста. Стандартные решения уточняйте у изготовителя.

Если сомневаетесь, какие именно отметки нужны в вашем документообороте, всегда можно проконсультироваться с изготовителем: опишите процессы, и вам подскажут оптимальный комплект по количеству, размерам и типам оснасток.

Помните и о том, что при смене реквизитов, наименования или юридического адреса организации печать и штампы с устаревшими данными нужно привести в соответствие. Как правильно действовать при смене реквизитов и обновлении оснасток, мы рассказываем в статье о смене печати при изменении реквизитов.

Почему бухгалтеры и руководители выбирают «КопирычЪ»

Штампы и печати для бухгалтерии должны быть чёткими, надёжными и удобными — ведь от них зависит скорость и аккуратность документооборота. В «КопирычЪ» на это обращают особое внимание: изготавливаем печати ООО и ИП с точной проверкой реквизитов, штампы «Копия верна», «Оплачено», «Получено» и другие служебные отметки, автоматические оснастки с датой и счётчиком, а также угловые и регистрационные штампы для канцелярии. Мы поможем подобрать оптимальный комплект под задачи вашей бухгалтерии и при необходимости сделаем срочный заказ с доставкой. Если хотите навести порядок в документообороте и сэкономить время бухгалтерии — соберите заказ в онлайн-конфигураторе за минуту, и мы подготовим оснастки, которые прослужат долго и безотказно.